En nuestro país, el paso hacia una administración pública completamente digital ya no es una aspiración lejana. Con la implementación de la Ley N° 21.180 sobre Transformación Digital del Estado, las universidades estatales deberán migrar todos sus trámites académicos al formato electrónico antes de 2027. Esto incluye desde la matrícula hasta la solicitud de certificados, pasando por procesos de titulación, becas, prácticas y validaciones curriculares. El cambio no solo implica modernizar plataformas, sino también transformar la cultura institucional y la experiencia estudiantil.
Qué establece la ley de transformación digital para las universidades estatales
La Ley N° 21.180, promulgada en noviembre de 2019, obliga a todos los órganos del Estado —incluidas las universidades estatales— a realizar sus procedimientos administrativos en formato electrónico. Esto significa que el ciclo completo de cada trámite debe estar digitalizado: ingreso, procesamiento, resolución, notificación y archivo. La norma también exige que las comunicaciones oficiales se registren en sistemas como DocDigital y que las notificaciones se realicen por medios electrónicos seguros.
Según el sitio oficial del Gobierno Digital, esta ley busca garantizar mayor transparencia, trazabilidad y acceso a los servicios públicos. En el caso de las universidades, esto se traduce en una obligación concreta: todos los trámites académicos deben estar disponibles en línea antes del 31 de diciembre de 2026.
Qué trámites deberán digitalizarse obligatoriamente
La transformación digital no se limita a subir formularios a una página web. Implica que cada trámite tenga un flujo electrónico completo, con validación de identidad, firma electrónica, seguimiento en tiempo real y archivo digital. Entre los trámites que deberán estar disponibles en línea se encuentran:
| Trámite académico | Estado actual | Requisito para 2027 |
|---|---|---|
| Matrícula | Mixto (presencial y digital) | 100% digital |
| Solicitud de certificados | Parcialmente digital | 100% digital |
| Inscripción de asignaturas | Digital en la mayoría de universidades | 100% digital |
| Postulación a becas internas | Mixto | 100% digital |
| Validación de prácticas | Presencial en varias instituciones | 100% digital |
| Titulación y grado académico | Presencial en casi todas | 100% digital |
| Revalidación de estudios | Presencial | 100% digital |
| Solicitud de equivalencias | Mixto | 100% digital |
Fuentes: Universidad de Chile, Consorcio de Universidades del Estado de Chile (CUECH)
Qué universidades ya comenzaron el proceso
La Universidad de Chile, a través de su Vicerrectoría de Tecnologías de la Información (VTI) y el Centro Tecnológico Ucampus, ha iniciado jornadas informativas para preparar a sus unidades académicas. Según una nota publicada en marzo de 2025, el objetivo es que todos los trámites estén digitalizados antes del plazo legal.
Otras instituciones como la Universidad de Santiago (USACH), la Universidad de Valparaíso y la Universidad de La Frontera también han comenzado a adaptar sus sistemas internos, integrando plataformas como Ucampus, Banner y Moodle con sistemas de gestión documental y firma electrónica avanzada.
Qué plataformas se están usando para implementar la digitalización
La mayoría de las universidades estatales están recurriendo a soluciones tecnológicas desarrolladas en Chile, como Ucampus, que permite gestionar procesos académicos, administrativos y de vinculación con el medio. También se están integrando sistemas de firma electrónica como IDOK y E-Certchile, que permiten validar documentos sin necesidad de imprimir ni acudir a oficinas.
Además, el sistema DocDigital —desarrollado por la Secretaría de Gobierno Digital— será obligatorio para registrar comunicaciones oficiales entre unidades académicas y estudiantes. Este sistema permite generar expedientes electrónicos, notificaciones formales y trazabilidad de cada trámite.
Qué desafíos enfrentan las universidades para cumplir con el plazo
Aunque la ley es clara, la implementación enfrenta obstáculos técnicos, humanos y culturales. No todas las universidades tienen la misma infraestructura digital, y muchas dependen de procesos manuales o sistemas fragmentados. Además, existe resistencia al cambio por parte de algunos funcionarios y académicos, que ven en la digitalización una amenaza a la autonomía o a la tradición institucional.
Un estudio del Centro de Sistemas Públicos de la Universidad de Chile advierte que la transformación digital requiere liderazgo, recursos y capacitación. Sin eso, el riesgo es que se generen “islas digitales” donde algunos trámites funcionen bien, pero otros sigan atrapados en el papel.
Qué beneficios concretos tendrá para los estudiantes
Para quienes estudian en regiones, trabajan o tienen responsabilidades familiares, la digitalización puede ser un alivio. Ya no será necesario viajar para entregar un documento, esperar horas en una fila o depender de horarios de oficina. Los trámites estarán disponibles 24/7, desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
Esto no solo mejora la experiencia estudiantil, también reduce los costos, los tiempos de espera y la posibilidad de errores administrativos. Además, permite que los estudiantes tengan mayor control sobre sus procesos, con acceso a expedientes, historial académico y notificaciones en tiempo real.
Qué pasa con la protección de datos personales
La digitalización de trámites académicos implica el tratamiento de datos sensibles: notas, certificados, antecedentes médicos, situación socioeconómica. Por eso, las universidades deben cumplir con la Ley N° 19.628 sobre Protección de la Vida Privada y con los estándares establecidos por el Servicio Nacional de Protección de Datos Personales.
Esto incluye medidas como:
- Autenticación segura mediante ClaveÚnica o credenciales institucionales.
- Cifrado de datos en tránsito y en reposo.
- Registro de accesos y modificaciones.
- Consentimiento informado para el uso de datos personales.
Si un estudiante siente que sus derechos han sido vulnerados, puede presentar un reclamo ante la universidad o ante el Servicio Nacional de Protección de Datos.
Qué opinan los expertos
La académica Carolina Gainza, especialista en cultura digital, comentó en una entrevista con Radio Universidad de Chile: “La transformación digital no es solo técnica, es política. Implica repensar cómo se relacionan las instituciones con sus comunidades”. Por su parte, el ingeniero en informática Rodrigo Araya señaló en LinkedIn: “Digitalizar trámites no es subir PDFs. Es diseñar experiencias seguras, accesibles y centradas en el usuario”.
Estas voces coinciden en que el éxito del proceso dependerá de la capacidad de las universidades para escuchar a sus estudiantes, capacitar a sus funcionarios y coordinar sus sistemas.
Qué puedes hacer como estudiante para prepararte
Si estudias en una universidad estatal, hay varias acciones que puedes tomar para adaptarte al nuevo modelo:
- Actualiza tus datos en el sistema institucional: correo electrónico, teléfono, dirección.
- Activa tu ClaveÚnica: será necesaria para acceder a trámites oficiales.
- Familiarízate con las plataformas digitales: Ucampus, Moodle, DocDigital, entre otras.
- Consulta los canales de ayuda: muchas universidades tienen mesas de soporte, tutoriales y capacitaciones.
- Revisa tus derechos digitales: infórmate sobre cómo se protegen tus datos y cómo puedes ejercer tus derechos.
